Предлагаем детальную инструкцию по заполнению путевых листов грузовых автомобилей.

Путевой лист грузового автомобиля считается одним из основных документов при осуществлении грузоперевозок по Украине и в международном сообщении. Бывалым перевозчикам данная статья, возможно, покажется смешной и банальной, однако новичкам грузоперевозочного процесса будет интересно узнать, как правильно заполнять путевые листы. Я подробно опишу процедуру оформления путевого листа, чтобы любому человеку было понятно.

Виды путевых листов

Перед тем, как приступить к описанию правил заполнения путевых листов, следует рассказать, какие их виды существуют. Итак, согласно Приказу Минтранса Украины от 29.12.95 г. №488/346 были утверждены следующие три типовые формы путевых листов:

1. типовая форма №1 (международная) – данные путевые листы используются для международных перевозок грузов;

2. типовая форма №2 – предназначена для грузоперевозок по Украине;

3. типовая форма №3 – предназначена для служебных легковых автомобилей.

5 июля 2011 года Закон Украины №3565 «О внесении изменений в законодательные акты относительно устранения избыточного госрегулирования в сфере автомобильных перевозок» снял с водителей обязанность предъявлять работникам ГАИ заполненные формы путевых листов. Однако это не привело к полной отмене данного документа, поскольку в них учитывается расход топлива, ставится отметка о прохождении медосмотра и т.д. Поэтому транспортные компании по-прежнему строго следят за правильным заполнением путевых листов.

Путевые листы оформляются перевозчиком, который эксплуатирует грузовые автомобили. Под перевозчиком понимается физическое или юридическое лицо, осуществляющее транспортировку грузов автотранспортом на коммерческой основе. Использование путевого листа обязательно всеми субъектами предпринимательской деятельности.

Путевые листы типовой формы №1 (международной) выдаются водителю на срок командировки автомобиля для международной перевозки груза;

Форма №2 выписывается на один рабочий день (либо смену), при условии, что водитель сдал путевой лист за прошедший рабочий день. На более длительный срок типовая форма №2 выдается в том случае, если водитель выполняет грузовые перевозки в междугородном сообщении свыше суток.

Заполнение путевого листа грузового автомобиля: адресная часть

Теперь мы рассмотрим, как заполнять путевые листы. Путевой лист – это первичный документ учета грузовых перевозок, всесторонне характеризующий работу водителя и автомобиля с момента выезда из АТП и до возвращения обратно.

Перед выдачей путевого листа грузового автомобиля водителю перевозчик в левом верхнем углу на лицевой стороне документа ставит свою печать, а под названием документа записывает дату выдачи (число, месяц и год). Эти сведения должны отвечать дате регистрации данного путевого листа в регистрационном журнале.

Если транспортировка оплачивается почасово, то в верхнем правом углу ставится штамп "Почасовая". К такому путевому листу необходимо приложить еще два экземпляра талона заказчика, которые являются основанием для расчетов.

В строке "Режим работы" определяют наименование режима работы водителя (командировки, работа в будние дни, ежедневный учет рабочего времени, общий учет рабочего времени, работа по графику, в выходные дни и т. д.), согласно которому начисляется заработная плата;

В строке «Колонна» перевозчик указывает номер колонны, к которой относится грузовик;

В строке «Бригада» записывается номер бригады, к которой относится водитель авто;

В строке «Автомобиль» нужно указать марку автомобиля, его госномер. Рядом указывают гаражный номер автомобиля;

В строке «Водитель» указывается ФИО, номер служебного удостоверения, табельный номер и класс водителя, которому выдается данный путевой лист;

В строчке «Прицеп» указывается гаражный и государственный номера прицепов либо полуприцепов;

В строчке «Сопровождающие лица» указывают ФИО лиц, которые сопровождают автомобиль при выполнении задания (экспедиторы, грузчики, стажеры).

При выполнении междугородных перевозок с целью обеспечения безопасности движения к путевому листу формы №2 может по согласованию сторон прилагаться маршрутный лист, с указанием маршрута, контрольных пунктов, пунктов отдыха, графика движения и т. д., если это предусматривается договором на перевозку груза.

На этом заполнение адресной части заканчивается. Давайте дальше рассмотрим, как заполнять путевой лист.

Заполнение путевого листа грузового автомобиля: Работа водителя и автомобиля

Раздел «Работа водителя и автомобиля» заполняется перевозчиком на основании: условий договора; заявки заказчика автотранспорта.

Графа 2 и 3 «Время по графику» указывается время выезда из гаража, а также возвращения автомобиля в гараж;

В графе 4 указываются нулевые пробеги автомобиля;

В графе 5 «Показания спидометра» записываются показания спидометра при выезде грузового автомобиля из гаража, а также при заезде обратно;

В графе 6 «Время фактическое» записывается фактическое время (число, месяц, часы, мин.) выезда грузовика.

Раздел «Движение топлива»

В графе 7 «Марка топлива» указывается марка топлива, используемая на этом автомобиле (дизельное горючее, бензин, сжиженный газ);

В графе 8 «Код марки» необходимо указать код согласно классификации;

Графа 9 «Выдано» - указывается количество выданного топлива;

Графа 10 «Остаток при выезде» делается запись о том, сколько горючегооставалось при выезде автомобиля по сведениям предыдущего путевого листа.

В строке «Подписи» механик, заправщик и диспетчер собственными подписями удостоверяют произведенные записи касательно заправки автомобиля топливом и разрешения на выезд.

Поехали дальше в рассмотрении темы, как заполнять путевые листы

Оформление путевого листа грузовика: Задание водителю

Далее заполняется в путевом листе раздел «Задание водителю» .

В графе 14 «В чье распоряжение» записывается наименование заказчика автотранспорта;

В графах 15 и 16 «Время» указывается время прибытия грузового автомобиля к заказчику и отправления от него;

В графе 17 «Количество часов» указывается общее время, на которое предоставляется автомобиль грузовладельцу (разница данных граф 16 и 15).

Графа 18 «Откуда взять груз» - указывается название пункта погрузки;

Графа 19 «Куда доставить груз» - указывается название пункта разгрузки;

Графа 20 «Наименование груза» - указывается наименование груза, который подлежит транспортировке, в соответствии с ТТН;

Графа 21 «Количество ездок с грузом» - указывается расчетное число ездок с грузом, необходимое для полного выполнения задания;

Графа 22 «Расстояние» - указывается расстояние в километрах между грузопунктами;

Графа 23 «Перевезти тонн» - указывается количество тонн груза, которое нужно перевезти.

Следует отметить, что изменять задание, указанное в «Задании водителю», имеет право только перевозчик. В редких случаях это может сделать заказчик автотранспорта по согласованию с перевозчиком, сделав соответствующую запись в строке «Особые отметки».

Путевой лист грузового автомобиля: медицинский осмотр

Следующим этапом в заполнении путевых листов является прохождение водителем медицинского осмотра. Он нужен для того, чтобы определить способность водителя безопасно управлять транспортным средством.

Осмотр включает в себя: предварительные, периодические, предрейсовые и послерейсовые осмотры, внеочередные осмотры, обусловленные необходимостью. Перевозчики несут ответственность по Закону за организацию и своевременное прохождение работниками обязательных медицинских осмотров. Допуск к работе лиц, без наличия необходимого медицинского осмотра ЗАПРЕЩЕН.

Врач, осуществляющий предрейсовый медосмотр, после его проведения своей подписью и печатью удостоверяет состояние здоровья водителя, а также его возможность к управлению транспортным средством в строке «Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен».

Пройдя медицинский осмотр и получив разрешительную подпись медицинского работника, водитель отдает путевой лист механику, который расписывается в строке «Выезд разрешен, подпись механика», удостоверяя факт передачи технически исправного автомобиля и разрешая водителю выезжать из гаража.

Водитель, ставя подпись в строке «Автомобиль принял, подпись водителя» подтверждает принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на рабочий день.

На этом оформление путевого листа перед выездом автомобиля у перевозчика заканчивается.

Оформление путевого листа после возвращения в АТП

Вернувшись в гараж, водитель передает путевой лист перевозчику, который проверяет правильность и полноту заполнения реквизитов. Также перевозчику сдаются и другие сопроводительные документы (ТТН и пр). Перевозчик в разделе «Движение топлива, литров» заполняет графу 11 «Остаток при возвращении» , заверяя эти данные своей подписью.

Водитель в строчке «Сдал водитель» подтверждает собственной подписью сдачу автомобиля в технически исправном либо же неисправном состоянии, о чем делается соответствующая отметка.

Принимает автомобиль у водителя механик, который в строке «Принял механик» собственной подписью удостоверяет достоверность заполнения 5 и 6 граф раздела «Работа водителя и автомобиля» и принятие грузовика в технически исправном (неисправном) состоянии.

Раздел «Движение топлива, литров» дополняется необходимыми записями:

Графа 12 «Время работы спецоборудования» - указывается время работы спецоборудования, исходя из данных граф 15-22 ТТН, приложенной к путевому листу;

Графа 13 «Время работы двигателя» - указывается время работы мотора на основании показаний граф 16, 21, 22 ТТН.

Эти реквизиты необходимы для определения нормы расхода топлива. Достоверность заполнения этих данных перевозчик подтверждает своей подписью под этими графами.

Далее заполняется раздел «Последовательность выполнения задания» (на обратной стороне).

На основании ТТН проставляется:

В графе 24 «№№ ездок» - порядковые номера ездок;

В графе 25 указываются номера ТТН по каждой ездке;

В графе 26 «Отработано часов» - указывается отработанное время работы автомобиля;

В графе 27 «Перевезено тонн» - указывается количество перевезенного груза;

В графе 28 «Выполнено ткм» - указывается выполненная транспортная работа (количество тонн груза умноженное на расстояние перевозки);

В графе 29 «Подпись и печать грузоотправителя» - указываются данные грузоотправителя.

После этого в строке «ТТН в количестве» - определяется общее число ТТН, прилагаемых к путевому листу.

Эти записи удостоверяют подписями водитель - в строке «Сдал водитель», а также диспетчер – «Принял диспетчер».

Оформление путевого листа таксовщиком

Далее оформленный путевой лист передается таксировщику для последующих расчетов учета транспортной работы, определения ее стоимости.

Заполняются показатели раздела «Результаты работы автомобиля и прицепов»:

Графа 32 «Расходы топлива по норме» - определяется расход топлива по общему пробегу, выполненным тонно-километрам для конкретной марки автомобиля с учетом всех коэффициентов изменения нормы расхода топлива в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства. Эти данные можно найти в приказе Минтранса от 10.02.98 г. №43 "Об утверждении Норм расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте";

Графа 33 «Расходы топлива фактически» - определяется фактический расход топлива, который равен сумме показателей остатка топлива при выезде (графа 10 раздела «Движение топлива») и выданного (графа 9 раздела «Движение топлива») за вычетом остатка при возвращении в гараж (графа 11 раздела «Движение горючего, литров»);

Графа 34 «Время в наряде» - это разница между показателями фактического времени приезда автомобиля в гараж и выезда из него, за вычетом времени на обеденный перерыв водителя.

Графа 35 «Время в наряде прицепа» - эти данные определяются в соответствии с временем работы прицепа с автомобилем;

Графа 36 «Время в движении» - это разница между временем в наряде и временем в простоях (графа 34 минус графы 37, 38 путевого листа);

Графа 37 «Время простоя на линии» - эти данные определяются методом расчета времени простоев под погрузочно-разгрузочными работами по данным ТТН;

Графа 38 «Время простоя по тех. Неисправности» - эти показатели заполняются на основании записей в «Особых отметках» (лицевая сторона).

Графа 39 «Количество ездок с грузом» - сюда записывается сумма всех ездок с грузом;

Графа 40 «Общий пробег автомобиля» - разница между показаниями спидометра при заезде автомобиля в гараж и выезде из него;

Графа 41 «Общий пробег прицепа» - показатели берутся из графы 40.

Графа 42 «Пробег с грузом автомобиля» - данные равняются сумме расстояний всех груженных ездок;

Графа 43 «Пробег с грузом прицепа» - показатель из графы 42;

Графа 44 «Перевезено тонн, всего» - общий объем перевезенного груза;

Графа 45 «В т. ч. на прицепах» - показатель из графы 44;

Графа 46 «Выполнено ткм, всего» - общий грузооборот;

Графа 47 «В т. ч. на прицепах» - транспортная работа прицепов;

Графа 49 «Зарплата» - сумма получается на основании данных обработки ТТН, приложенных к путевому листу. Достоверность расчета заработной платы удостоверяет ответственное лицо своей подписью в конце раздела.

Достоверность оформления путевого листа после проверки удостоверяет своей подписью бухгалтер.

Вот и все. Ничего сложного, в принципе, нет. Трудно только в первый раз. Надеюсь, вы поняли, как заполнять путевые листы грузового автомобиля.